Rejoins hupso et participe à une mission clé : garantir que chaque apprenant bénéficie d'un parcours administratif fluide, de son inscription jusqu'à son examen, sans accroc ni retard.
Chez hupso, on forme à des métiers en tension et on accompagne des personnes en reconversion vers l'emploi. Notre ambition est claire : proposer un accompagnement utile, humain et efficace, jusqu'à la réussite à l'examen.
En tant que Coordinateur / coordinatrice administratif(ve) apprenants, tu prends en charge l'ensemble des démarches administratives qui jalonnent le parcours de l'apprenant, inscriptions, attestations, démarches de fin de formation, et tu pilotes l'organisation des sessions d'examens en coordonnant tous les acteurs impliqués (jurys, référents techniques, partenaires).
Ton rôle compte énormément pour l'apprenant : c'est souvent l'aboutissement de plusieurs mois d'efforts, et tu es celui ou celle qui fait que tout se passe sans accroc.
Ton environnement de travail
Tu rejoins l'équipe Customer Success au sein de la Direction Apprenants, qui regroupe les équipes Customer Success et Pédagogie.
L'équipe Customer Success est organisée autour de deux métiers complémentaires :
les Customer Success, qui accompagnent les apprenants de manière proactive tout au long de la formation, jusqu'au passage et aux résultats de leur examen
les Care, qui répondent aux sollicitations entrantes des apprenants
Au sein de l'équipe Success, deux métiers se complètent :
l'accompagnement des apprenants, de A à Z tout au long de leur parcours
l'organisation administrative du parcours apprenant et du passage à l'examen, qui est le poste pour lequel nous recrutons
Dans ce cadre :
tu es rattaché(e) à la Team Lead Success, qui pilote ton activité et t'accompagne au quotidien
tu es l'interlocuteur(trice) des jurys, référents techniques, surveillants et partenaires d'examen
tu échanges régulièrement avec les Customer Success sur le suivi des candidats jusqu'à l'examen
tu échanges régulièrement avec l’équipe Finance et facturation sur les dossiers apprenants
Tes missions
1. Organiser et suivre les sessions d'examens
Tu pilotes le cycle de vie complet d'une session, de l'inscription à la préparation du jour J.
Tu gères les inscriptions et vérifies l'éligibilité des candidats
Tu assures le suivi administratif des dossiers (documents réglementaires, cas spécifiques)
Tu prépares les supports d'examen et communiques aux candidats les informations pratiques
2. Coordonner tous les acteurs de l'examen
Tu es l'interlocuteur(trice) central(e) qui orchestre l'ensemble des intervenants d'une session, en particulier pour les examens en présentiel.
Tu coordonnes les jurys, référents techniques et surveillants
Tu organises la logistique du jour de l'examen
Tu fais l'interface avec les équipes pédagogiques et les sites d'accueil
3. Garantir le suivi des résultats et la conformité réglementaire
Tu assures la fiabilité et la traçabilité de l'examen jusqu'à sa clôture officielle.
Tu traites les résultats et suis les candidats en cas de repassage
Tu prends en charge la clôture administrative de chaque session
Tu gères les demandes d'agrément pour les nouvelles formations et changements de titres
4. Entretenir la relation partenaires et fiabiliser les process
Tu assures le suivi opérationnel avec les partenaires d'examen et contribues à l'amélioration continue des procédures.
Tu gères les conventions et la facturation avec les partenaires
Tu participes aux points mensuels de suivi
Tu mets à jour les procédures et la documentation interne
5. Prendre en charge l'administration transverse des dossiers apprenants
Tu gères les démarches administratives liées au parcours de l'apprenant, en dehors du strict périmètre examen.
Inscriptions sur des plateformes spécifiques (ex : Kairos)
Édition d'attestations diverses
Traitement de démarches administratives liées à des fins de formation, etc.
Pourquoi nous rejoindre ?
un rôle à responsabilité directe sur un moment décisif du parcours apprenant
une équipe engagée et bienveillante, avec un management de proximité
un environnement structuré, avec des process clairs et un accompagnement pour monter en compétences
un poste varié et concret, où aucune journée ne ressemble vraiment à une autre
